CẦN XỬ LÝ TRONG KỲ
Cảnh báo cần kiểm tra
Bấm vào từng cảnh báo để mở đúng danh sách nhân viên liên quan.
BẢN XEM TRƯỚCPhiếu lương
TỔNG QUAN
Chấm công & Tính lương
Quản lý nhân viên theo tháng, chấm công, ứng lương và bảng lương theo ngày.
TIẾN ĐỘ BẢNG LƯƠNG
Tính và thanh toán lương
Theo dõi trạng thái xử lý lương của kỳ đang chọn.
THEO DÕI NHANH
Danh sách nhân viên cần kiểm tra
Lọc nhanh theo trạng thái trong kỳ.
| Mã NV | Nhân viên | Ngày công | BHXH | Trạng thái lương | Còn phải trả | Thao tác |
|---|
SO SÁNH KỲ
Biến động so với tháng trước
Quy trình tháng
Theo kỳ
Luồng xử lý dữ liệu
1Chấm công cuối ngàyQuản lý chấm hàng loạt bằng các mức đặt nhanh hoặc nhập số công tùy chọn theo thực tế.
2Tổng hợp thángChỉ lấy dữ liệu đã xác nhận.
3Tính lương theo ngàyĐơn giá lấy đúng lịch sử hiệu lực của từng ngày.
4Chốt và chuyển số dưGiữ tối đa 1 công và chuyển phần tiền chưa trả sang tháng sau.
Quy ước
Điểm cần nhớ
Công nhập linh hoạtDùng nút đặt nhanh hoặc nhập số như 0.3, 1.2, 2.0, 3.3; chỉ dùng dấu chấm.
Lương tính theo ngàyKhông dùng lương tháng cố định.
Ngày công chuẩnChỉ loại Chủ nhật, không trừ ngày lễ và chỉ dùng xét BHXH.
DANH SÁCH NHÂN VIÊN
Nhân viên trong tháng
Đặt ngày hiệu lực và lưu sau khi kiểm tra.
| Mã NV | Nhân viên | Từ ngày | Đến ngày | Trạng thái | Ghi chú |
|---|
| STT | Ngày | Thứ | Diễn giải chung | Nhân viên đã chấm | Tổng công | Thao tác |
|---|
| STT | Ngày ứng | Nhân viên | Số tiền | Tháng trừ | Hình thức | Nội dung ứng | Ghi chú ứng | Trạng thái | Thao tác |
|---|
| Nhân viên | Tổng công tháng này |
Công giữ tháng trước |
Tồn tiền tháng trước |
Tổng thu nhập | Tổng khấu trừ | Cần trả | Thực trả | Dư chuyển sau | Trạng thái | Thao tác |
|---|
Kỳ lương--Tự lấy từ Kỳ dữ liệu tổng
Vui lòng chọn một nhân viên
Chọn nhân viên để xem Phiếu lương của kỳ hiện tại.
| STT | Mã NV | Họ tên | Chức vụ | Công giữ | Công tháng | Tổng công | Ngày làm | Trạng thái BHXH |
|---|
Kỳ chứng từ: --
| STT | Mã chứng từ | Loại | Phiên bản | Ngày tạo | Người tạo | File PDF | File Excel | Trạng thái | Thao tác |
|---|
HƯỚNG DẪN TỪNG BƯỚC
Quy trình chấm công, ứng lương và tính lương
Thực hiện đúng thứ tự: chuẩn bị nhân viên tháng → chấm công → kiểm tra bảng công → ghi ứng lương đúng tháng → tính, chốt và thanh toán lương.
Có ví dụ cụ thểCó cách xử lý saiĐúng kỳ dữ liệu
LUỒNG 01
Người chấm công
Mục tiêu cuối cùng là mỗi nhân viên có đúng một mức công cho từng ngày, không thiếu người và không trùng dữ liệu.
01Chuẩn bị Nhân viên theo thángĐây là danh sách gốc dùng chung cho Chấm công và Tính lương
- Chọn đúng tháng/năm cần làm việc.
- Nếu tháng chưa có danh sách, chọn Sao chép từ tháng... hoặc tạo danh sách trống.
- Bấm Thêm từ hồ sơ để xem toàn bộ nhân viên. Người đã có trong tháng được đánh dấu và không thêm trùng.
- Nhập Từ ngày nếu nhân viên vào giữa tháng; nhập Đến ngày nếu nghỉ giữa tháng.
- Bấm Lưu thay đổi trước khi chấm công.
Ví dụ nhân viên vào giữa tháng
Nguyễn Văn A bắt đầu ngày 10/06/2026 → Từ ngày = 10/06/2026. Chấm công chỉ hiển thị từ ngày 10.
Ví dụ nhân viên nghỉ giữa tháng
Trần Văn B làm đến 18/06/2026 → Đến ngày = 18/06/2026. Các ngày sau đó không còn trong danh sách chấm.
02Chấm công nhanh hằng ngàyChọn ngày, kiểm tra danh sách, nhập mức công và xác nhận
- Chọn ngày chấm công. Danh sách nhân viên tháng tự tải.
- Kiểm tra tổng nhân viên, đã chấm và chưa chấm.
- Nhập mức công từng người hoặc dùng công cụ nhập nhanh.
- Mức công lớn hơn 1.0 được tô nổi bật để đối soát; diễn giải chung theo ngày không bắt buộc.
- Kiểm tra lại rồi bấm xác nhận. Khi nút đang xoay, không đóng trang.
| Tình huống | Mức công | Diễn giải gợi ý |
|---|---|---|
| Nghỉ cả ngày | 0 | Nghỉ / Không làm |
| Làm nửa ngày | 0.5 | Làm buổi sáng hoặc buổi chiều |
| Làm đủ ngày | 1.0 | Có thể để trống |
| Làm đủ ngày và tăng ca nửa công | 1.5 | Tăng ca buổi tối |
| Mức đặc biệt | Ví dụ 1.2 hoặc 2.0 | Nên ghi diễn giải chung theo ngày |
Không nên làmKhông bấm lưu liên tục. Hệ thống sẽ khóa nút và hiện “Đang lưu...” cho đến khi hoàn tất.
03Kiểm tra và sửa Bảng côngĐối chiếu toàn tháng trước khi bàn giao tính lương
- Mở Bảng công và chọn đúng kỳ.
- Kiểm tra từng ngày, tổng công từng người và tổng theo ngày.
- Bấm biểu tượng cây bút cạnh tên nhân viên để sửa nhiều ngày của một người.
- Ngày đã có công sẽ được ghi đè vào dòng cũ; ngày chưa có mới tạo dòng.
- Nếu có dữ liệu trùng, nhập mức đúng và lưu để hệ thống hợp nhất.
Ví dụ sửa công
Ngày 05 đang là 1.0, sửa thành 0.5 → Sheet vẫn chỉ còn một dòng ngày 05 với mức 0.5; không mở cột mới và không tạo thêm dòng trùng.
Khi thấy 2.0 hoặc 1.8 bất thườngCó thể đang có hai dòng cùng nhân viên + ngày. Dùng sửa theo nhân viên để hợp nhất, hoặc kiểm tra Sheet và chỉ giữ một dòng đúng.
Checklist bàn giao cho Admin tính lương
LUỒNG 02
Admin tính lương
Đối chiếu ứng lương đúng tháng phát sinh, tính lương, chốt, phát hành phiếu và ghi nhận thanh toán.
04Ghi nhận Ứng lương trong thángNgày ứng tự xác định tháng trừ lương
- Chọn nhân viên, Ngày ứng, số tiền và hình thức chi.
- Hệ thống tự xác định tháng trừ theo Ngày ứng.
- Khoản ứng luôn được đưa vào Tạm ứng của đúng tháng phát sinh.
- Không thể chuyển khoản ứng sang tháng trước hoặc tháng sau.
- Khi đổi Ngày ứng sang tháng khác, tháng trừ cũng đổi theo.
Ứng tháng 06
Ứng ngày 20/06/2026 → tự động trừ vào lương tháng 06/2026.
Ứng tháng 07
Ứng ngày 05/07/2026 → tự động trừ vào lương tháng 07/2026.
Sửa Ngày ứng
Đổi ngày từ 30/06 sang 01/07 → khoản ứng được chuyển theo Ngày ứng sang lương tháng 07.
Ví dụ đầy đủ
Nguyễn Văn A ứng 1.000.000đ ngày 05/07. Hệ thống tự đưa 1.000.000đ vào khoản Tạm ứng của Bảng lương tháng 07/2026.
Nguyên tắc cố địnhTháng trừ luôn bằng tháng của Ngày ứng. Không có chức năng chọn hoặc phân bổ sang kỳ khác.
05Tính và chốt lươngKiểm tra công, khoản cộng, khoản trừ và số còn phải trả
- Chọn kỳ lương và bấm tải dữ liệu.
- Kiểm tra ngày làm thực tế, tổng công và đơn giá.
- Kiểm tra phụ cấp, BHXH, BHLĐ, tiền trọ, tiền cơm, cộng khác và trừ khác.
- Đối chiếu Tạm ứng: hệ thống chỉ lấy các khoản phát sinh trong đúng tháng lương.
- Lưu nháp, kiểm tra số Cần thanh toán rồi mới Chốt lương.
CÔNG THỨC MINH HỌA
12.000.000Tiền công
+500.000Phụ cấp
−1.000.000BHXH
−2.000.000Ứng lương
= 9.500.000đ cần trảKỳ đã chốt nhưng chưa thanh toánVẫn có thể nhận thêm khoản ứng gán vào kỳ đó. Hệ thống chỉ cập nhật Tạm ứng và Cần thanh toán; phiếu đã phát hành sẽ chuyển “Cần xuất lại”.
06Phiếu lương và thanh toánChốt số cuối cùng, phát hành phiếu và ghi nhận thực trả
| Trạng thái | Ý nghĩa | Được phép làm |
|---|---|---|
| Đang tính | Dữ liệu còn đang kiểm tra | Sửa các khoản lương |
| Đã chốt lương | Đã khóa công và số lương chính | Có thể thêm ứng trước khi trả |
| Đã thanh toán một phần | Đã trả một phần | Trả tiếp; không được làm số phải trả thấp hơn số đã trả |
| Đã thanh toán đủ | Kỳ đã hoàn tất | Không thêm ứng vào kỳ |
| Ứng vượt lương | Tạm ứng lớn hơn thu nhập | Đối chiếu và chuyển xử lý kỳ sau |
- Xuất hoặc phát hành phiếu sau khi chốt.
- Nếu ứng lương được thêm sau khi phát hành, xuất lại phiếu có trạng thái Cần xuất lại.
- Ghi nhận số tiền, ngày và hình thức thanh toán.
- Chỉ xem kỳ là hoàn tất khi trạng thái Đã thanh toán đủ.
Không xóa trực tiếp dữ liệu đã khấu trừNếu khoản ứng đã nằm trong bảng lương đã chốt, cần mở lại/điều chỉnh kỳ đúng quy trình để giữ lịch sử.
Checklist trước khi thanh toán
MENU CHỨC NĂNGTHIẾT LẬP
| Mã NV | Họ tên | Chức vụ | Đơn giá hiện tại | BHXH | Trạng thái | Hợp đồng | Thao tác |
|---|
0 hợp đồngChưa có dữ liệu cảnh báo.
| Số hợp đồng | Nhân viên | Loại hợp đồng | Thời hạn | Mức lương | Trạng thái | Còn lại | Thao tác |
|---|
DANH SÁCH THÁNG
Nhân viên theo tháng
Quản lý danh sách dùng chung cho chấm công và tính lương. Thêm nhân viên từ hồ sơ, đặt Từ ngày, Đến ngày và lưu đúng kỳ đang chọn.
TÀI KHOẢN CÁ NHÂN
—
Thông tin đăng nhập
Đổi mật khẩu hoặc đăng xuất khỏi trình duyệt hiện tại.
Tên đăng nhập—
Người sử dụng—
QUẢN TRỊ TÀI KHOẢN
Chỉ Admin
Tài khoản nhân viên chấm công
Admin tạo tài khoản; hệ thống tự sinh mật khẩu và chỉ hiển thị ngay sau khi tạo hoặc đặt lại.
| Tên đăng nhập | Người sử dụng | Vai trò | Trạng thái | Đăng nhập cuối | Thao tác |
|---|